HRM、HRD系統差異有哪些？一篇掌握2大系統的關鍵功能！
HRM的意思是什麼？本文將帶你了解HRM、HRD的定義與差異，並分享HRM系統7大功能、3大應用情境，也比較雲端與地端HRM系統差異，幫助你挑到最適合你的企業的HRM系統！
目錄
一、HRM 是什麼？HRD 和 HRM 意思與差別一次看！
（一）HRM 是什麼？對企業的重要性在哪？
（二）HRM、HRD 關鍵差異：核心目標大不同
二、為什麼公司需要引入 HRM 系統？功能、應用情境、類型一次了解
（一）7 大 HRM 功能，實現人才管理最優化
（二）HRM 行業應用情境分享：精準管理，效能倍增
（三）HRM 系統比較：雲端、地端系統應如何選擇？
三、企業導入 HRM 系統的 5 大注意事項
（一）公司需求
（二）資料保存和資安措施
（三）操作介面和教學資源
（四）導入流程
（五）售後服務
四、客製化企業 HRM 系統推薦｜OPEN LiFE 智慧時尚
一、HRM 是什麼？HRD 和 HRM 意思與差別一次看！
（一）HRM 是什麼？對企業的重要性在哪？
HRM（Human Resource Management），中文稱為「人力資源管理」，意指對企業中的人員進行的一系列基本管理工作，主要包括考勤、排班、請假、薪資結算、福利管理等事務，直接影響員工的工作體驗與企業運營效率，因此是一所企業不可或缺的管理程序。
高效、優良的 HRM 不僅能確保企業擁有穩定且充足的人力資源可供運用，還可以降低與員工發生糾紛的機會，可謂企業順暢運營的基石。
（二）HRM、HRD 關鍵差異：核心目標大不同
HRM、HRD 同為人力資源相關的管理系統，其中的關鍵差異何在？儘管 2 者對於企業的長期發展均是必不可少的部分，不過它們在工作範圍以至於核心目標均不相同，以下為您詳細分析：
HRM：以人事管理為要務
HRM 的工作屬於日常行政事務，範圍涵蓋考勤、薪資結算、排班管理、福利發放等，因此注重流程的規範化與操作的高效性。透過整合資料、優化流程、自動計算和電子化等方式，能有效提升 HRM 工作的效率和準確度，這亦是 HRM 電子系統的優勢所在。
HRD：以培養人才為核心
HRD 全稱為 Human Resource Developer，中文為「人力資源發展」，顧名思義， HRD專注於人才的成長與發展，以教育訓練和職涯管理主要任務。其工作範圍包括員工訓練、績效考核、職位異動管理、繼任者培養等，藉此確保員工的專業知識、技能和工作成效，激勵個人進步，進而支持企業持續運作和競爭力提升。
二、為什麼公司需要引入 HRM 系統？功能、應用情境、類型一次了解
（一）7 大 HRM 功能，實現人才管理最優化
1. 人事組織架構管理
HRM 系統提供靈活的組織架構設置功能，以應對企業架構調整的需求，並且可以彈性分配權限予各部門主管及員工，確保業務運作能高效、靈活、具安全性。除此之外，HRM 還能完整記錄員工的基本資料、工作歷程及職涯發展狀況，為人事決策提供數據支持。
2. 考勤與請假管理
HRM 系統能自動整合排班、出缺勤與假勤資料，並支援行動化簽核，一些即時、突發狀況如忘打卡、加班及臨時請假等申請也變得更容易處理。相較於傳統紙本流程，系統化流程不僅減輕了人力負擔，也有效降低出錯概率。
以請假為例，傳統流程上往往需要逐一請各級主管和職代在紙本上簽核，並向人資進行登記；使用 HRM 系統後，不僅主管、職代能馬上收到簽核通知，申請獲批後，系統更會自動將結果同步至出勤紀錄，確保了資料的即時性與準確性，同時降低人事溝通的成本。
3. 排班管理
排班作業需同時滿足勞基法規定和員工的個人請假需求，而 HRM 系統能自動整合這些資訊，只需匯入相關資料後，便能迅速完成排班，避免人工規劃的疏漏與錯誤。系統更能將人員分配及排班結果視覺化呈現，讓排班資訊更易讀、清晰，方便主管審閱和員工查詢。
4. 薪資結算作業
HRM 系統可自動讀取到職及出缺勤資料，精準核算薪資，並生成電子化薪資單，最後自動發送給員工，不僅節省人事部門的大量時間，還能有效降低出錯風險。此外，系統能保存所有薪資異動的歷程記錄，無論是調薪、獎金發放還是稅務變動，都能清晰追蹤，保障企業和員工的權益。
5. 法令更新
勞動法規的更新往往直接影響薪資計算、投保級距及稅率，如未能即時跟進，便可能導致違法。HRM 系統能自動更新法令要求，保證薪資計算及相關作業始終符合最新規定，有效避免因法規而引發的勞資糾紛，減少經營壓力。
6. 福利管理
HRM 系統讓企業能靈活制定並管理各項員工福利政策，包括健康保險、年終獎金、補助方案等，以滿足員工的期待，同時增強企業內部的凝聚力。系統還能持續追蹤福利使用情況，統計各項福利的參與率與成本，進行相關效益分析，為未來的福利政策優化提供數據支持，協助企業的資源獲得有效運用。
7. 分析與報表製作
HRM 系統內建強大的數據分析工具，能對人力資源相關數據進行多維度、多樣化的分析，如統計人才來源、流動率、績效表現等數據，並自動生成可視化報表，協助企業掌握各種趨勢。此外，系統能自動進行數據驗證與錯誤排查，確保資料的準確性，減低人工輸入錯誤可能產生的風險，使管理及決策更為可靠。
多數 HRM 系統都能支援這 7 種基本功能，相較於傳統以人工和紙本來處理的流程，HRM 系統的優點在於幾乎不會出錯，同時工作效率更高、資料運用更有效。然而，不同的 HRM 系統支援的功能不盡相同，建議您在購買、導入系統前，先對系統功能進行詳細了解。
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（二）HRM 行業應用情境分享：精準管理，效能倍增
以下是在不同產業中 HRM 系統的應用實例，馬上來了解它如何幫助企業實現高效管理：
1. 零售業：靈活應對短期需求
零售業常常聘用大量工讀生以應對銷售高峰期，HRM 系統可自動化處理這些臨時人員的管理需求。例如，系統能根據商店運營需求自動排班，同時追蹤員工出勤情況，確保每個時段都有足夠人手，從而使店鋪運營更順利。
2. 製造業：整合技能資料，合理配置人力
製造業涉及多種不同技能的工種，在 HRM 系統與 HRD 系統相互合作下，便可追蹤員工的培訓進度，並在排班時考慮到員工技能，合理配置人力。同時，HRM 能記錄並分析生產效率數據，協助管理者持續優化人力配置，提升整體產能。
3. 醫療保健：全天候高效調度
醫療保健行業因應其 24／7 的特性，對人員排班有著極高要求。HRM 系統能針對不同部門的需求，自動生成最優的排班方案，確保人手充足以提供持續服務。另外，系統可快速調整班次以應對突發情況，例如，多人死傷的緊急重大意外。
此外，醫療業較常需要加班，HRM 系統能準確追蹤加班情況，計算加班薪資，並能透過科學化管理避免員工過勞，釀成危險。
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（三）HRM 系統比較：雲端、地端系統應如何選擇？
目前市面上提供的 HRM 系統主要分為 2 種：雲端 HRM 系統以及地端 HRM 系統。這 2 種系統各自有面向的目標客群，購買的形式亦有所不同：
| 雲端 HRM | 地端 HRM | |
| 定義 | 服務提供商所提供線上 HRM 平台，企業需登入使用 | 安裝於企業本地伺服器上的 HRM 系統 |
| 適合對象 | 主要為較小型、人事管理較單純的企業而設 | 主要為中至大型、人事層級較複雜的企業而設 |
| 費用 | 按使用年期付費，短期而言較便宜 | 需同時購入各種硬體和軟體，成本較高 |
| 購買形式 | 訂閱制 | 一次買斷 |
| 更新服務 | 自動更新 | 自行更新 |
| 維護服務 | 自動維護 | 自行維護 |
| 安全性 | 資料置於雲端，相較地端安全性略低 | 資料置於企業伺服器，安全性高 |
總括而言，雲端 HRM 系統較依賴服務供應商，能夠使用的功能模組、更新服務等，皆完全取決於供應商，且雲端 HRM 入手門檻較低，企業需要負擔的費用和人事成本亦較低，適合小型企業。
地端 HRM 系統可高度客製化，能夠完全適切企業的各類管理需求，且能由企業方完全掌控所有系統數據。然而，企業不僅在前期需要先購入軟、硬體設備，後續亦需要自行承擔購入系統後的更新、維護和資安事務，整體投入成本較高。
在選擇雲端和地端 HRM 系統時，您可以考慮這些方面：
- 預算：若初期預算有限，雲端系統的訂閱模式較有彈性，且不需購入相關硬體設備。反之，地端系統因為需要定期維護與更新，亦需要有相關專業人員協助系統穩定運作，因此較適合有長期 IT 投資能力的公司。
- 安全性需求：對數據安全性要求較高的企業更適合地端系統，企業方能全面掌控數據隱私，降低外流風險。
- 企業規模：小型或成長中的企業通常難以負擔 HRM 系統的硬體與維護費用，而且薪資、出勤等規範往往較簡單，因此適用大多以勞基法為基準設計的雲端 HRM 系統。而大企業在 IT 方面預算較多，公司層級、薪資範圍、出勤制度通常更為繁複，因此更偏好地端系統的客製化系統。
- 運營模式：分散運營或有遠端需求的企業適合雲端，而集中運營的公司可選地端系統，以強化內部數據管控。
三、企業導入 HRM 系統的 5 大注意事項
（一）公司需求
在選擇 HRM 系統時，企業應首先評估自身需求，包括公司規模、業務類型、預算限制，以及是否有特定的人力資源管理需求，以選擇合適的服務供應商及系統種類。部分供應商能進一步提供客製化系統的服務，確保系統能滿足企業的特殊需求，建議您選擇專業且經驗豐富的服務商來進行客製化系統開發，實現更高效、可靠、精確的人資管理。
（二）資料保存和資安措施
HRM 系統涉及大量敏感的員工資料與公司人事機密，因此系統安全性相當重要。企業在導入前應詳細了解系統的資料存儲方式，例如，資料是否加密、是否採用區塊式儲存等。
此外，服務商的資安措施同樣重要，例如防火牆保護、入侵檢測系統、備份機制等，均直接牽涉資料外洩風險。建議您選擇資安工作較完善的服務供應商，以保護員工隱私，並避免影響企業營運。
（三）操作介面和教學資源
HRM 系統的使用者可能來自不同層級的員工，並非每個人都具備熟練的電子系統操作能力。因此，系統的操作介面應設計得直觀、簡單且易於上手。
如果選擇的服務供應商能提供詳細的使用說明書、SOP 和其他教學資源，方便員工快速了解功能和流程，便能減少因不熟悉系統而造成的錯誤。長遠來說，也能降低新人使用系統的相關訓練成本。
（四）導入流程
企業需了解導入工作將由服務供應商全權負責，還是需要內部 IT 團隊自行處理。如果由服務供應商負責，建議先行確認是否需要公司內部人員配合，以確保導入能夠順利進行。此外，導入流程應盡量簡化、縮短時程，避免對現有業務流程造成過多干擾，並讓系統能盡快投入使用。
（五）售後服務
系統導入後，企業可能會遇到系統錯誤、功能調整或用戶操作等問題，建議您選擇售後服務良好的服務供應商，以確保獲得即時的技術支援， 迅速排除障礙，維持系統穩定運作。部分服務供應商更會提供定期系統檢查、法規更新等額外的售後服務，在導入系統前應先向您的供應商了解詳情。
四、客製化企業 HRM 系統推薦｜OPEN LiFE 智慧時尚
OPEN LiFE 智慧時尚成立於西元 2011 年，是臺灣的專業電子服務供應商，服務對象涵蓋電信業、百貨通路、銀行金融，深入了解不同產業的管理需求，能為企業量身訂做最適合的管理系統，應對繁瑣的人事工作。
客製化 HRM 系統可因應企業的層級架構、管理權限、薪資結算方式、假勤模式，進行針對性的設計，管理層和員工不必再透過手動修改、另行存取結算資料等方法來強行使用公版的系統，並且客製化 HRM 系統具有較佳的擴展性，能適時調整設置、擴充功能，以應對新的需求。
OPEN LiFE 同時提供多種系統開發服務，像是 ERP 系統、CRM 系統，各種管理系統整合後，能發揮更大的效能。企業只需向 OPEN LiFE 提出需求，我們便能在預算範圍內打造最適合的系統，並提供開發、導入、更新、維修完整服務，幫助您以最小的成本，輕鬆取得最大的管理效益。
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